オフィスの移転には、さまざまな業務があるため移転スケジュールをしっかり組んでおかないと本来の業務に支障が出てしまったり、予想外の費用が発生したということになりかねません。
今回は、スケジュールの中での解約予告通知と原状回復工事の完了日について説明していきます。
解約予告通知とは
契約消滅のための意思表示で、入居者とオーナーのどちらか一方から行われるものです。
入居者が「退去日」を確定するためには、現在入居中のビルオーナーもしくはビル管理会社に退去する旨を通知する必要があり、その通知を「解約予告通知」と言います。
一般的には入居者側からの解約予告は、
住居では1～3か月前に申し込むことが多いのに対し、
オフィスでは3～6か月前に申し込むことが多く、賃貸住宅とは違うので注意が必要です。
一方オーナー側から解約予告をする場合は、6か月前が多いようです。
※オーナー側から解約する場合は正当な理由が必要で立ち退き料などが発生する場合もあります。
なぜ解約予告通知の制度があるのか
入居者が突然解約してしまったら、次の入居者を探し新たな契約をするまでオーナーに家賃収入が無くなってしまいます。
逆にオーナーから急に退去通知されてしまうと、急いで次のオフィスを探さなくてはならず、そのために本来の業務にも支障が出る可能性もあります。
この解約予告通知は解約を事前に通知することで次の契約のための準備期間を確保し、
入居者とオーナーの両者に不利益ができるだけ生じないようにするための制度です。
解約予告通知をしてから退去日までの期間は？
実際に解約までの期間がどれくらいなのかは、入居しているビルとの賃貸借契約書の契約内容で確認します。
契約書には、解約に関する違約金についても明記されていることが多いので、違約金が発生する条件も把握しておきましょう。
原状回復工事はどの範囲をいつまでに終わらせたらいいの？
2020年4月に賃貸借契約に関する民法が改正され、原状回復工事の範囲が明文化されるようになりました。
しかし、賃貸オフィスや店舗などの事業を目的とした物件は賃貸借契約書で原状回復についてどのような取り決めをしているかによって、義務の範囲が異なります。
オフィスの場合、壁のクロスや床タイルカーペットなど経年劣化や通常使用での消耗でも、退去する際は入居者の負担で貼り替えることが通例となっています。
契約内容によって多少の違いはありますが、一般的にオフィスの原状回復を行うのは入居者側であると認識ください。
原状回復工事はどのくらいの期間かかるのか
契約内容によって異なりますが、
一般的には50～100坪程度のオフィスで2週間～1か月程度と言われています。
(※小規模でも間仕切でたくさんの個室を作っていたり、造作で作り込んでいる場合などは1か月以上必要となるケースもあります。)
工事内容の確認など事前の準備等も含めさらに2週間程度見込むとなると、
「退去日」から2か月以上前には工事業者を選定することをおすすめします。
まとめ
① 解約予告通知をオーナーへ提出
② 提出のタイミングが退去日の何か月前なのか、原状回復工事の内容がどこまでなのかは、賃貸借契約書の内容で確認しましょう
※契約書に記載されている工事内容に関してはオーナー側と打合せをしておきましょう。
③ 原状回復工事の工事業者は退去日の2か月前を目安に確定させる
原状回復工事は退去日までに完了させなければならないので、新規入居先への移転（引越し）日は、原状回復工事にかかる日数を考慮し、退去日から逆算して確定させましょう。
原状回復工事の準備は、新規入居先との契約や工事などと同時に進めていかなければならず、取決めなども後回しになりがちです。
しかし退去日までの契約期間の中で完了させなければならないため、しっかりとスケジュールを組み計画立てて行うことが重要です。
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