新型コロナウイルスの感染拡大により、感染防止のために国や自治体からテレワークの導入が推進され、企業の中には全社員をテレワークとするケースや出社人数の制限を設けるなど、様々な動きが見られるようになりました。
コロナ禍でオフィスを解約・移転する企業が増えている
テレワークの普及により、従来のオフィスに比べて出社人数が減り、中にはまったく使用されなくなるフロアやオフィスも増えてきました。
もっとも、借りたままでは賃料や管理料が発生し1ヶ月誰も使わなくても光熱費の基本料が発生します。数名でも出社すれば、光熱費もかさみます。
そこで、オフィスを解約してすべての業務をテレワークにする企業や、現在のオフィスより面積を縮小した場所へ移転する縮小移転、地方に本社機能を移転し、業務の中心は在宅でのテレワークにする企業など、多様な働き方をする企業が増えてきました。
オフィス解約・移転のメリット
では、オフィスを解約することや縮小移転することで、どのようなメリットが生まれるでしょうか。
主なメリットを見ていきましょう。
- コストの削減
広いオフィス、アクセスが便利な都心のオフィスは賃料も高いです。
解約すれば賃料の支払いがなくなり、郊外や地方などに縮小移転することで賃料を大幅にカットできます。
また、照明や冷暖房、パソコンや電話などを動かす膨大な電気代や固定電話やネット回線の通信費用をはじめ、光熱費などのランニングコストも大幅削減できるのがメリットです。
在宅ワークのための手当などが必要になる一方、スタッフに支払う通勤費や出張手当などもカットできます。
- スタッフの心身の負担軽減
通勤時間が削減でき、満員電車に揺られる必要がなくなります。
移動時間が減る分、時間の余裕が生まれ、1日の生活リズムも改善されるのがメリットです。
自宅や近隣のワークスペースなどを借りて、リラックスした雰囲気で仕事ができるようになり、心身のストレスが軽減されます。
- ワークスタイルの多様化
自宅でのテレワークをはじめ、旅行を楽しみながら仕事をするワーケーションなどワークスタイルの多様化ができ、スタッフの働きやすさが増します。
自宅で家族との時間を楽しみながら仕事をすることもできますし、集中できないからとビジネスホテルなどを借りて働くなど、スタッフが独自のワークスタイルを工夫することや選べるようになります。
オフィス解約・移転のデメリット
では、オフィスを失くすことや縮小移転することで考えられるデメリットとその対処策も見ていきましょう。
- 個人情報や機密情報の取り扱い
自宅やレンタルスペースなどで仕事をすることで、パソコンやネット回線を通じて個人情報や機密情報が漏れないようにしないといけません。
- オンオフの切り替え
スタッフによっては24時間365日仕事モードになってしまう方がいます。
オーバーワークにならないよう、1日の仕事時間を決め、パソコンへのログイン、ログアウトや上司とのチャットなどで確認し合うなど、体制作りが必要です。
オンラインでランチ会をする、休憩時間を設けるなど、オンオフを切り替えるための時間管理も検討しましょう。
- 社員間のコミュニケーション不足
オフィスならすぐに確認し合えたことが、気軽にできなくなる人もいます。
チャットやビデオ通話などを使用することで、オフィスと同じような雰囲気で交流できる環境を整えましょう。
- 郵便物やFAXなどの受け取りや発送
オフィス宛てに届く郵便物やFAXなどの受け取りや発送がしにくくなり、そのためだけに出社するというケースは少なくありません。
郵便物やFAXは社長や担当者宛てに転送する、私書箱を設ける、書類の発送業務は外部業者にアウトソーシングするなど検討しましょう。
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